Düzeltici Faaliyet Prosedürü

1. AMAÇ:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kalite yönetim sisteminin etkin işleyişi sırasında ortaya çıkan uygunsuzlukların sebeplerinin giderilmesi ve tekrarının önlenmesi amacıyla yapılacak faaliyetlerin esaslarının belirlenmesi.

2. KAPSAM:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nin kalite sistemi çerçevesinde yürütülen tüm faaliyetler.

3. TANIMLAR:
Düzeltici Faaliyet: Ortaya çıkmış uygunsuzlukları gidermek ve tekrarını engellemek için yapılan faaliyetler.
İç Tetkikçi: Kalite yönetim sisteminin denetimini yapan dernek içi belgelendirilmiş tetkikçiler.
Dış Tetkikçi: Kalite yönetim sisteminin, dernek dışında bulunan kuruluş ve kurumlar tarafından kontrol eden tetkikçiler.
Hizmet Alan: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nin hizmet verdiği tüm kişi, kuruluş ve kurumlar.
Dernek Genel Başkanı: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kurulumunu planlamış, çevresinde kendine inanmış kişi ve kuruluşları da dahil ederek dernek vizyonuna sadık kalarak kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin oluşmasına ve gerçekleşmesine önderlik eden ve dernek içindeki tüm bölüm ve birimlerin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayan kişi,
Genel Sekreter: Organizasyon içerisinde kalite kavramını ve bilincini geliştirmek, bütün süreçlerde ve verilen hizmetlerde kalite standartlarını sürekli geliştirerek kalite sistemlerini yöneten kişi,
Bölüm/Birim Yöneticisi: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanlarının bağlı bulundukları bölüm/birim idari yöneticileri,
Bölüm/Birim Personeli: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanları.

4. SORUMLULUK VE YETKİ:
Genel Sekreter: Bu prosedürün hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.
Bölüm/Birim Personeli: Üst yönetimde dahil tüm bölüm ve birim çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

5. UYGULAMA:
5.1. Mevcut hizmet proses ve uygulamalarda oluşan hatalar veya uygunsuzluklarla ilgili olarak düzeltici faaliyet yürütülebilir. Düzeltici faaliyet ihtiyacı; bölüm sorumluları, iç tetkik prosedürünü uygulayan iç tetkikçiler, dış tetkikçiler, hizmet alan veya Genel Sekreter tarafından belirlenir.
5.2. Düzeltici faaliyet gereksinimi hizmet alan şikayeti ile ortaya çıktığı takdirde; Genel Sekreter tarafından uygunsuzluk tespit edilerek tanımlanır ve hizmet alan düzeltici faaliyet konusunda bilgilendirilir. Problemin büyüklüğüne göre gerekli durumlarda Genel Sekreter tarafından hizmet alan ziyaret edilir ve problem yerinde incelenir.
5.3. Düzeltici faaliyet gerektiren durumlarda uygunsuzluğun aciliyeti, problemin büyüklüğü ve maliyet getirisi gibi unsurlar göz önünde tutularak düzeltici faaliyet öncelikleri tespit edilir.
5.4. Konu ile alakalı bölüm çalışanları ve diğer bölüm çalışanlarından bilgi alınarak ya da karmaşık problemlerin çözümünde problem çözme teknikleri uygulanarak Genel Sekreter tarafından problemin kaynakları belirlenir.
5.5. Düzeltici faaliyet başlatılacak konu ile ilgili olarak, gerektiğinde Genel Sekreterin talebi üzerine ilgili bölümler ve birimler toplantıya çağrılarak, düzeltici/önleyici faaliyet formunda gerekli düzeltici faaliyet, başlatılacak faaliyet kapsamı/uygulamaların ve bu uygunsuzluğun kapatılması için tanınan sürenin belirlenmesi sağlanır.
5.6. Genel Sekreter, açılan düzeltici faaliyete ilişkin doğrulama tarihini belirler ve bu tarihe göre doğrulma takibini yapar. Faaliyet zamanında tamamlanamadığında Genel Sekreter ek süre verebilir.
5.7. Verilen ek sürede faaliyetin tamamlanmaması durumunda Genel Sekreter yeni bir ek süre verebilir (Dernek Genel Başkanının onay vermesi halinde) ya da faaliyeti durdurabilir.
5.8. Faaliyetin tamamlanması ya da durdurulması durumunda Genel Sekreter düzeltici/önleyici faaliyet formuna açıklamasını yazarak faaliyetin kapanmasını sağlar.
5.9. Tamamlanan faaliyetler için, Genel Sekreter tarafından, etkinlik izleme süresi belirlenir ve belirlenen sürede etkinlik denetimini yapar. Faaliyetin etkin olabilmesi için, faaliyet gerçekleştirildikten sonra aynı hatanın oluşmaması gereklidir. Hata oluşmuş ise, yeni bir düzeltici faaliyet belirlenerek, takibi yapılır.
5.10. Düzeltici faaliyetler, düzeltici/önleyici faaliyet takip formu ile takip edilir.
5.11. Düzeltici faaliyetlerin yatırım gerektirdiği durumlarda, yönetimin gözden geçirme toplantılarında Dernek Genel Başkanına sunularak, takip edilmesi sağlanır.
5.12. Düzeltici faaliyetler, yapılan toplantılarda ve yönetimin gözden geçirme toplantılarında değerlendirilmek üzere, kalite kayıtları prosedürüne göre muhafaza edilir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Formlar
֍ Düzeltici/Önleyici faaliyet formu
֍ Düzeltici/Önleyici faaliyet takip formu
6.2. Referanslar
֍ İç tetkik prosedürü
֍ Kalite kayıtlarının kontrolü prosedürü

7. DAĞITIM
Tüm dağıtımlar, elektronik ortamda (soft copy) dokümanların son revizyon halleri tüm bölüm/birim personeline bildirilen ortak alandan kullanılarak yapılır. Elektronik ortamda ulaşılamayan kişilere çıktısı alınmış şekilde (hard copy) yapılacak doküman dağıtımlarında kontrollü kopya (kopyaların arka kısmına kırmızı renkli “KONTROLLU KOPYA” kaşesi vurularak) olarak doküman dağıtım formu ile teslim edilir.