İç Tetkik Prosedürü

1. AMAÇ:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kalite yönetim sisteminin uygunluğunun denetimini gerçekleştirmek, sistem etkinliğinin takip edilmesi, devamlılığının sağlanması, bir uygunsuzluğun tespiti durumunda, bunlara ilişkin düzeltici faaliyetlerin başlatılması, muhtemel uygunsuzluklara karşı alınan önlemlerin etkinliğinin izlemek için bir metot oluşturmaktır.

2. KAPSAM:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nin tüm bölüm ve birimlerini kapsamaktadır.

3. TANIMLAR:
İç Tetkik: Kalite yönetim sisteminin, dernek içinde bulunan belgelendirilmiş tetkikçiler tarafından kontrol edilmesi,
Düzeltici Faaliyet: Ortaya çıkmış uygunsuzlukları gidermek ve tekrarını engellemek için yapılan faaliyetler.
Önleyici Faaliyet: Meydana gelebilecek potansiyel hataların tespit edilerek ortaya çıkmaması için gerekli tedbirlerin alınmasıyla ilgili çalışmalardır.
Üst Yönetim: Yönetim kurulu, Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu, Aday ve Yeterlik Kurulu, Etik Kurulu ifade eder,
Genel Sekreter: Organizasyon içerisinde kalite kavramını ve bilincini geliştirmek, bütün süreçlerde ve verilen hizmetlerde kalite standartlarını sürekli geliştirerek kalite sistemlerini yöneten kişi,
Bölüm/Birim Yöneticisi: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanlarının bağlı bulundukları bölüm/birim idari yöneticileri,
Bölüm/Birim Personeli: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanları.

4. SORUMLULUK VE YETKİ:
Genel Sekreter: Bu prosedürün hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.
Bölüm/Birim Personeli: Üst yönetimde dahil tüm bölüm/birim çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

5. UYGULAMA:
5.1. İç tetkikler, her yılın Ocak ayı içerisinde Genel Sekreter tarafından hazırlanıp, Genel Müdür tarafından onaylanan iç tetkik planı formuna göre yürütülür,
5.2. İç Tetkik Planında; tetkik edilecek bölümler, en az bir defa tetkik edilecek şekilde planlanır,
5.3. Genel Sekreter, tetkik ekibini belirler. Tetkikler, tetkik edilecek birimden bağımsız, bu konuda eğitim almış ve yeterliliği onaylanmış kişilerce gerçekleştirilir,
5.4. İç tetkik planı (yıllık) formuna göre yürütülecek her tetkik için Genel Sekreter, tetkikçilere (Baş Tetkikçi/Tetkikçi) ve tetkik edilecek bölüm/birim yöneticilerine tetkik tarihinden en az 10 gün önce iç yazışma formu veya e-posta ile tetkiki bildirir,
5.5. Tetkik başlamadan önce, tetkikçiler ile bölüm sorumlusu bir açılış konuşması yapar. Soru listesinin (kullanılacaksa) bir nüshası bölüm yöneticisine/sorumlusuna verilir. Gerekli görülürse ek sorular sorulabilir,
5.6. Denetlenen bölüm sorumlusu tetkik boyunca tetkikçilere eşlik etmek, istenen belgeleri temin etmek ve soruları yanıtlamak ile yükümlüdür,
5.7. Tetkik edilen konu ve kalite kayıtlarında uygunsuzluk yok ise tetkiki yapan kişiler tarafından hazırlanan iç tetkik raporunun ilgili sonuç hanesine yazılır. Aksi durumda ise ilgili bölüme uygunsuzluğun türü ve açıklaması yazılır,
5.8. Tetkik sonunda kapanış toplantısı yapılır. Bu toplantıda tetkikçilerin doldurdukları iç tetkik soru listesi incelenerek, düzeltici/önleyici faaliyet açılır ve formu doldurulur,
5.9. İç tetkik raporunda belirtilen her uygunsuzluk için düzeltici ve önleyici faaliyet açılır. Bu işlemler düzeltici faaliyet prosedürüne ve önleyici faaliyet prosedürüne göre gerçekleştirilir. Düzeltici ve önleyici faaliyetin kısa açıklanması iç tetkik raporuna kaydedilir.
5.10. Açılan düzeltici ve önleyici faaliyet, yeni bir tetkiki gerektiriyorsa, takip tetkiki tarihi iç tetkik raporuna kaydedilir,
5.11. Eğer tetkik edilen bölüm, düzeltici faaliyetlerle ilgili işlemleri yerine getirmiyorsa, Genel Sekreter bilgilendirilir,
5.12. Takip tetkiklerine önceki, başlatılan, biten ve yürütülmekte olan düzeltici/önleyici faaliyet kayıtları ile gidilir. Takip tetkikinde, düzeltici faaliyet yerine getirilmişse, tetkikçiler rapordaki ikinci etkik sonucu kısmını işaretleyerek kapatırlar. Giderilmemiş ise, bölüm sorumlusu Genel Sekreter tarafından uyarılır,
5.13. İç tetkiklerden çıkan sonuçlar, ilgili bölüm/birim ve kişilere raporlanır.
5.14. Yönetimin gözden geçirme toplantısında değerlendirilmek üzere, kalite kayıtları prosedürüne göre Genel Sekreter tarafından muhafaza edilir

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Formlar
֍ İç tetkik planı
֍ İç tetkik raporu
֍ İç tetkik soru listesi
֍ İç yazışma formu
֍ Düzeltici/Önleyici faaliyet formu
6.2. Referanslar
֍ Kalite kayıtlarının kontrolü prosedürü
֍ Düzeltici faaliyet prosedürü
֍ Önleyici faaliyet prosedürü

7. DAĞITIM
Tüm dağıtımlar, elektronik ortamda (soft copy) dokümanların son revizyon halleri tüm bölüm/birim personeline bildirilen ortak alandan kullanılarak yapılır. Elektronik ortamda ulaşılamayan kişilere çıktısı alınmış şekilde (hard copy) yapılacak doküman dağıtımlarında kontrollü kopya (kopyaların arka kısmına kırmızı renkli “KONTROLLU KOPYA” kaşesi vurularak) olarak doküman dağıtım formu ile teslim edilir.