İstatistik Teknikler Prosedürü

1. AMAÇ:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kalite sisteminin etkinliğini kontrol etmek için uygulanacak istatistik tekniklerin belirlenmesi ve istatistik uygulamalarının sistematik biçimde yapılabilmesidir.

2. KAPSAM:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneğinin sunduğu tüm hizmetleri kapsar.

3. TANIMLAR:
Üst Yönetim: Yönetim kurulu, Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu, Aday ve Yeterlik Kurulu, Etik Kurulu ifade eder,
Dernek Genel Başkanı: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kurulumunu planlamış, çevresinde kendine inanmış kişi ve kuruluşları da dahil ederek dernek vizyonuna sadık kalarak kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin oluşmasına ve gerçekleşmesine önderlik eden ve dernek içindeki tüm bölüm ve birimlerin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayan kişi,
Genel Sekreter: Organizasyon içerisinde kalite kavramını ve bilincini geliştirmek, bütün süreçlerde ve verilen hizmetlerde kalite standartlarını sürekli geliştirerek kalite sistemlerini yöneten kişi,
Bölüm/Birim Yöneticisi: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanlarının bağlı bulundukları bölüm/birim idari yöneticileri,
Bölüm/Birim Personeli: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanlar,
Hizmet Alan: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nin hizmet verdiği tüm kişi, kuruluş ve kurumlar.

4. SORUMLULUK VE YETKİ:
Genel Sekreter: Bu prosedürün hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.
Bölüm/Birim Personeli: Üst yönetimde dahil tüm bölüm/birim çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

5. UYGULAMA:
5.1. İhtiyaçların Belirlenmesi
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kalite sisteminin etkinliğini kontrol etmek üzere uygulanacak istatistik teknikler üst yönetim tarafından belirlenmiştir.
Kullanılan İstatistik Teknik Yöntemleri;
֍ Histogram,
֍ Pareto Diyagramı.
Belirlenen bu istatistik teknikler, ilgili personelce, kendi çalışmalarının gözlenmesi, dernek üst yönetimi veya hizmet alanların talep ettiği performans kriterlerinin kontrol edilmesi ve değerlendirilmesi için kullanılır. İstatistik çalışma yapılan başlıca konular aşağıda tablo olarak verilmiştir.

Takip Edilen Kriterler	Kriter Kapsamı	Periyod	Sorumlu Bölüm/ Birim/ Kişi
Hizmet Alan İstek ve Şikayeti	İstek/Şikayetler	Yıllık	Dernek Genel Başkanı
Personel İstek ve Şikayeti	İstek/Şikayetler	Yıllık	Yönetim Kurulu
Makine ve Ekipman Hatası	Duruş Saati	Yıllık	Yönetim Kurulu
Bölüm/Birim Hedefleri	Görev bilinci	Yıllık	Dernek Genel Başkanı
Çevresel Faktörler	İstek/Şikayetler	Yıllık	Genel Sekreter
Personel başına verimlilik	Hizmet Kalitesi	Yıllık	Genel Sekreter
Dokümanların kullanılması	Görev bilinci	Yıllık	Genel Sekreter
Demirbaşların durumu	Kullanılabilirlik	Yıllık	Denetleme Kurulu
Personel Hatası	Şikayet	Yıllık	Genel Sekreter
Personelin işe geliş gidişi	Görev Bilinci	Yıllık	Genel Sekreter
Personelin görevini yapması	Hizmet Kalitesi	Yıllık	Genel Sekreter
İş kazaları	Kaza oranları	Yıllık	Yönetim Kurulu

5.2. Uygulama ve Kontrol
5.2.1. İstatistik tekniklerin her birinin uygulanması için öncelikle uygun veri toplanmasına ihtiyaç vardır. Belirlenen amaca uygun değerlendirmelerin yapılabilmesine fırsat verecek verilerin toplanması gereklidir. Verilerin toplanması sırasında objektif davranılmasına ve yanlı veri toplanmamasına özen gösterilmelidir,
5.2.2. Verilerin toplanma işleminde hizmet alan istek ve şikayet formları, hizmet alan memnuniyeti anketleri, personel memnuniyeti anketleri, makine/techizat bakım formları, eğitim ve eğiticinin değerlendirilmesi formları, personel günlük izin talep formları, kaza bildirim formu, düzeltici/önleyici faaliyet formları ve bireysel olarak aktarılan istek ve şikayetler şeklinde yapılır,
5.2.3. Toplanan verilerin bilgisayara girişleri Genel Sekreter tarafından yapılır ve belirlenen istatistik yöntem bilgisayar ortamında uygulanarak, sonuçlar ortaya konur,
5.2.4. Yapılan istatistik sonuçlar analiz edilip yorumlanarak amaca uygunluğu yönünden değerlendirilir ve yapılacak çalışmalar ortaya çıkan duruma göre yönlendirilir,
5.2.5. İstatistik çalışma bir problemin değerlendirilmesi amacıyla yapılmışsa, çözüm için öneriler getirilir ve gerekirse düzeltici veya önleyici faaliyet başlatılır.
5.2.6. Sonuçlar, Genel Sekreter tarafından incelenerek, yönetimin gözden geçirme toplantılarında üst yönetime sunulur.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Formlar
֍ Hizmet alan istek ve şikayet formu,
֍ Hizmet alan memnuniyeti anketi,
֍ Personel memnuniyeti anketleri,
֍ Makine/Techizat bakım formu,
֍ Eğitim ve eğiticinin değerlendirilmesi formu,
֍ Personel günlük izin talep formları,
֍ Kaza bildirim formu,
֍ Yönetimin gözden geçirme toplantısı
֍ Düzeltici/Önleyici faaliyet formu

6.2. Referanslar
֍ Kalite Politikası

7. DAĞITIM
Tüm dağıtımlar, elektronik ortamda (soft copy) dokümanların son revizyon halleri tüm bölüm/birim personeline bildirilen ortak alandan kullanılarak yapılır. Elektronik ortamda ulaşılamayan kişilere çıktısı alınmış şekilde (hard copy) yapılacak doküman dağıtımlarında kontrollü kopya (kopyaların arka kısmına kırmızı renkli “KONTROLLU KOPYA” kaşesi vurularak) olarak doküman dağıtım formu ile teslim edilir.